Privacy verklaring

Olyses B.V. (hierna: Olyses) houdt zich bezig met een compleet aanbod aan ICT-diensten.  Ook helpt Olyses u graag met een afgewogen advies over het gebruik van de cloud, biedt Olyses u een telefonie-oplossing en brengt Olyses risico’s in kaart om uw gegevens te beveiligen.

Olyses biedt haar klanten en partners expertise en jarenlange ervaring in dit vakgebied. Aangezien Olyses ook persoonsgegevens verwerkt, heeft hij deze Privacyverklaring opgesteld om aan u kenbaar te maken welke persoonsgegevens Olyses verzamelt en voor welke doeleinden. Indien Olyses persoonsgegevens verwerkt van cliënten en hun medewerkers, beoordeelt Olyses bij iedere verwerking of Olyses verwerker of verwerkingsverantwoordelijke is. Ook wijst Olyses u met deze Privacyverklaring op de rechten, verplichtingen, risico’s en waarborgen in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Tot slot laat Olyses u in deze Privacyverklaring weten welke rechten u als betrokkene heeft en hoe u die kunt uitoefenen.


1. Contactgegevens

Olyses B.V.
De Barkentijn 5
5247 LC Rosmalen
Telefoon: 073-5038335

E-mail: info@olyses.nl

Website van Olyses: https://olyses.nl

Heeft u vragen en/of opmerkingen?
Neem contact op met ons.

Vragen op het gebied van privacy kun u stellen via e-mail: info@olyses.nl


2.  Soorten gegevens die worden verzameld en bewaartermijn

a. Diensten Olyses

Olyses levert verschillende diensten. Bij deze verschillende diensten komt de verwerking van persoonsgegevens aan bod. Weliswaar is de hoofdtaak van Olyses niet verwerking van persoonsgegevens, maar komt zij onbewust regelmatig in aanmerking met persoonsgegevens.

De diensten die Olyses levert zijn:

  • Installatie hard- en software op locatie van de klant
  • Het inrichten van serveroplossingen voor dataopslag, e-mailexchange en werkplekvirtualisatie op locatie van de klant
  • Onderhoud en oplossen van storingen
  • Remote beheer van werkplekken, printers en servers (middels supportsoftware)
  • Remote support servicedesk (mede met gebruikmaking van supportsoftware en schermovername)
  • Aanvullende hosted diensten: (hosted VoIP, Securemail, Domeinregistratie, E-mail en webhosting en cloudopslag)

De (persoons)gegevens die Olyses van u verwerkt voor de uitvoering van de overeenkomst zijn:

  • Bedrijfsnaam
  • Adres bedrijf
  • Uw telefoonnummer
  • Uw e-mailadres
  • Relatienummer
  • E-mailadressen van contactpersonen
  • Mobiel telefoonnummer van contactpersonen
  • Bankrekeningnummer
  • Hosttabel (netwerk IP-nummers)
  • Aangemaakte supporttickets
  • Verzonden en ontvangen e-mails
  • Netwerkgegevens van servers
  • Toegangsgegevens van documentservers, e-mailservers, backupservers en routers onder beheer

Daarnaast heeft Olyses door de uitvoering van zijn diensten of supportactiviteiten, mogelijk inzage in de gegevens van uw klanten. Het gaat hierbij zowel om naam, achternaam, adres als medische gegevens.

Olyses zal de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. De periode gedurende welke de persoonsgegevens worden opgeslagen, zal voor administratieve en financiële gegevens (inclusief persoonsgegevens) 7 jaar vanaf het moment van vastlegging zijn. Voor overige gegevens hanteert Olyses een bewaartermijn van 5 jaar vanaf het moment van vastlegging. Indien het noodzakelijk is in het kader van de overeenkomst, bewaart Olyses de gegevens langer. Na afloop van de overeenkomst worden de overige gegevens na 3 maanden verwijderd/vernietigd.

b. Nieuwsbrief

Olyses verstuurt geen periodieke nieuwsbrief. Olyses verstuurt enkel nieuwsbrieven indien zij belangrijke informatie te vermelden heeft. Het gaat in dat geval bijvoorbeeld om aflopende support op een Windows-versie. Olyses hanteert hiervoor een database van namen en e-mailadressen in Zendesk. Deze adressen worden voor het verzenden van een nieuwsbrief ingelezen in Mailchimp (beveiligd met SSL-verbinding). Hierin wordt tevens het bericht opgesteld.

Alle nieuwsbrieven bevatten een unsubscribe-button. Dat betekent dat u uw toestemming voor het ontvangen van een nieuwsbrief te allen tijde kunt intrekken. U wordt in dat geval niet meer in volgende nieuwsbrieven meegenomen en uw gegevens worden dan ook niet langer hiervoor bewaard. De e-mailadressen voegt Olyses alleen met expliciete toestemming toe aan een adressenlijst voor nieuwsbrieven.

c. Sollicitanten

Olyses heeft te maken met sollicitanten. Hiervoor maakt Olyses gebruik van ICTergezocht.nl. Olyses maakt op basis van binnenkomende cv’s een selectie. Binnen een week nadat een gesprek heeft plaatsgevonden, worden kandidaten telefonisch afgewezen of uitgenodigd voor een tweede gesprek. In de cv staan persoonsgegevens, zoals: NAW-gegevens, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, nationaliteit en geboorteplaats.

Iedere nieuwe werknemer die in dienst treedt dient een VOG aan te vragen bij de gemeente en dient een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Olyses bewaart uw gegevens in verband met de sollicitatie. Indien u geen toestemming hebt gegeven aan Olyses om de gegevens langer dan vier weken te bewaren, verwijdert Olyses de gegevens vier weken na de sollicitatie. Als u wel toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren, bewaart Olyses uw gegevens tot een jaar na de sollicitatie.

d. Contact

Via de website van Olyses bestaat de mogelijkheid om contact op te nemen om vragen te stellen.

Olyses vraagt in dat geval de volgende gegevens:

  • Naam (verplicht)
  • E-mail (verplicht)
  • Website
  • Vraag en/of opmerking

Op basis van de wet dient Olyses bijvoorbeeld betalingsgegevens 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Daarnaast dient Olyses de gegevens met betrekking tot de bedrijfsvoering en de administratie 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst.

e. Websitebezoek

Olyses maakt voor haar website gebruik voor cookies voor de correcte werking van de website. Cookies zijn kleine tekstbestanden die onze website op uw computer, mobiele telefoon of tablet plaatst. Met cookies slaan wij informatie over uw websitebezoek op. Door het plaatsen van de cookies worden mogelijk persoonsgegevens verwerkt. Cookies kunnen ervoor zorgen dat u bij een volgend websitebezoek wordt herkend. Olyses gebruikt echter geen cookies om informatie over bezoekers van de website te verzamelen of te analyseren. De gegevens die anoniem via cookies worden verzameld, kunnen voor onbepaalde tijd worden bewaard.

Hoe kunt u cookies blokkeren en/of verwijderen?

Als u geen cookies geplaatst wilt hebben, kunt u dat aangeven in de cookiemelding die u te zien krijgt bij uw eerste bezoek aan onze website. Mocht u al eerder de cookies hebben geaccepteerd, dan krijgt u die melding niet meer te zien. U dient dan eerst onze cookies te verwijderen.

Wat u ook kunt doen is het volgende. Blokkeer het plaatsen van cookies via uw browser. Dit kunt u doen in uw browser bij instellingen.

Websitebezoek door jongeren onder de 16

Olyses heeft niet de intentie om via de website of haar diensten gegevens te verzamelen over de websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Mocht u ervan overtuigd zijn dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@olyses.nl dan zullen wij deze informatie verwijderen. Indien wij persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar moeten verwerken, dan dient de persoon de voorwaarden van deze privacyverklaring met een ouder of voogd door te nemen om er zeker van te zijn dat deze worden begrepen en geaccepteerd.

Olyses maakt hierbij de volgende opmerking. Wij raden aan het gebruik van onze diensten waaronder websites en andere digitale kanalen van uw kinderen te controleren en te volgen, zodat uw kind geen gegevens deelt met ons zonder uw toestemming.


3. Gegevensverwerking

Via de diensten van Olyses worden privacygevoelige gegevens verwerkt. Onder deze verwerking wordt het volgende verstaan: al het gebruik van uw persoonsgegevens, zoals het aanpassen, opslaan, inzien, doorsturen of verwijderen van deze gegevens.

Olyses gebruikt de gegevens onder andere wanneer u:

  • onze websites of sociale mediakanalen bezoekt of gebruikt;
  • onze diensten koopt/afneemt, (uitvoering van de overeenkomst);
  • inschrijft op onze nieuwsbrieven, (indien wij uw toestemming hebben);
  • uw diensten aan ons verstrekt;
  • contact opneemt met ons via het contactformulier of de receptie;
  • deelneemt aan onze zakelijke evenementen.

Daarnaast gebruikt Olyses de gegevens voor:

  • nakomen van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld in verband met justitiële onderzoeken;
  • relatiebeheer;

Ook kan Olyses gegevens verwerken als hierbij een gerechtvaardigd belang is voor Olyses zelf of een derde. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om bedrijfsbelangen. Olyses zal in een dergelijk geval altijd een gedegen belangenafweging maken met uw privacybelang. Olyses zal deze grondslag als uitzondering gebruiken.


4. Ontvangers van persoonsgegevens

Voor het verwerken van persoonsgegevens maakt Olyses gebruik van derde partijen die soms de beschikking krijgen over uw gegevens. Olyses maakt afspraken met deze verwerkers voor de instructies en beveiligingsstandaarden die zij moeten hanteren. Dit legt Olyses vast in een zogenaamde verwerkersovereenkomst.

Olyses zal de gegevens niet doorgeven aan landen buiten de EU, tenzij Olyses daartoe verplicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak.


5. Beveiliging persoonsgegevens

Uw klantgegevens

Olyses respecteert de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Olyses doet haar uiterste best om de persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen en neemt passende technische en organisatorische maatregelen die gelet op de stand van de techniek proberen te voorkomen iemand ongeoorloofd toegang tot de gegevens te geven, zodat gegevens geheim gehouden worden.

Olyses beheert beveiligingsgegevens over de opdrachtgever met als doel de aanleg en het beheer van beveiligingssystemen, werkplekken en andere relevantie infrastructuur. De gegevensverzameling wordt beperkt tot zaken die in de loop van opdrachten strikt noodzakelijk zijn om deze systemen te kunnen bedienen en onderhouden.

De kring medewerkers die toegang heeft tot beveiligingsgegevens van de opdrachtgever wordt beperkt gehouden. Voor de medewerkers die toegang hebben, gelden duidelijke instructies over gebruik en transport van deze data. Medewerkers mogen niet bij deze gegevens zonder geheimhoudingsverklaring en VOG.

Beveiligingsgegevens van de klant worden nooit opgeslagen op servers (fysiek) buiten het eigen bedrijf. Ten aanzien van deze servers gelden de hoogste veiligheidsnormen met betrekking tot toegang tot en verkeer naar deze server.

Beveiligingsgegevens mogen alleen tijdelijk op digitale datadragers worden meegenomen voor de duur van een opdracht, maar worden daarna gewist van de datadrager. Schriftelijke informatie wordt onmiddellijk na afloop vernietigd middels papierversnipperaar. Op kantoor worden geen gegevens bewaard waar derden bij kunnen, zoals schoonmakers en gebouwbeheerders. Bij Olyses geldt een clean desk policy, waardoor ook geen schriftelijke informatie over klanten en hun beveiliging langere tijd onbeheerd ligt. Aan het eind van de werkdag dient alles vernietigd/opgeborgen te zijn.

De gegevens van uw klanten

Tijdens de werkzaamheden bij de klant, komen medewerkers van Olyses mogelijk noodgedwongen in aanraking met de gegevensverzamelingen van de klant. Dat betekent dat Olyses inzage heeft in de gegevens van uw klanten. De medewerkers van Olyses mogen niet bij deze gegevens zonder geheimhoudingsverklaring en VOG.

Daarnaast gelden instructies voor het omgaan met deze gegevens. De inhoud wordt niet opgeslagen, meegenomen of besproken zonder uw toestemming. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor de duur van de opdracht. Waar mogelijk zullen medewerkers gebruik maken van test-personen in een database, in plaats van echte cases.

Uw datadragers worden alleen afgevoerd als deze worden vernietigd volgens de “state of the art” vernietigingsmethoden (Dat betekent volgens de norm US DoE M205.1-2 (Zeven keer overschreven -Random, Random, 0x00- en verificatie) en daarna fysiek onklaar gemaakt door vervorming van de datadrager). Tijdens transport, noch tijdens behandeling en vernietiging zullen de datadragers onbewaakt worden achtergelaten. Datadragers worden nooit aan derde partijen worden overgedragen, tenzij de data onherstelbaar is verwijderd.

Beveiliging

Olyses beveiligt haar gegevens onder andere door correcte beveiliging conform de in de branche geldende norm voor deugdelijke beveiliging. Dit geldt zowel voor de toegepaste technologie als voor de toegangsbeveiliging. Wachtwoorden worden standaard gerandomiseerd opgeleverd. Daarnaast hanteert Olyses per klant er een unieke set met wachtwoorden voor de beheerderstoegang. Deze servers zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van Olyses indien zij hiervoor rechten hebben toegekend gekregen. Tot slot worden logingegevens via de beveiligde e-mailservice Olyses Securemail verzonden.

Olyses kan niet instaan voor de veiligheid van data, indien u eenvoudige wachtwoorden hanteert en/of weigert om antivirussoftware te installeren.

Als Olyses (sub-)verwerkers inschakelt, verplicht Olyses deze om volgens dezelfde beveiligingsstandaarden met uw gegevens te werken.


6. Rechten voor u als betrokkene

U mag ons inzage verzoeken in uw persoonsgegevens. Ook kunt u ons verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, of anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Daarnaast kun u bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens en verzoeken de persoonsgegevens over te dragen.

Ook kunt u te allen tijde ons een verzoek doen om een van voornoemde rechten uit te oefenen. E-mail dan naar info@olyses.nl. Geef in uw e-mail zo duidelijk mogelijk aan op welke persoonsgegevens uw verzoek ziet en van welk recht u gebruik wenst te maken. Olyses probeert binnen een termijn van 4 weken te reageren.

Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.


7. Wijzigingen

Olyses behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring op ieder gewenst moment en voor welke reden dan ook eenzijdig aan te passen of te wijzigen.