‘Al onze medewerkers zijn in gesprek, een ogenblik geduld alstublieft.’ De zin die ergernis oproept bij velen. Een klacht over een lange wachtrij staat zo op social media. En dan heeft u ook te maken met de wettelijke verplichting over hoe snel de telefoon wordt opgenomen. Maar hoe lang moet men werkelijk wachten? Wat is de wachttijd eigenlijk en hoe kunt u hier slim op inspelen? Met een digitale Voice over IP (VoIP) telefooncentrale krijgt u antwoorden op deze vragen.
Waardevolle informatie over uw wachtrij
Olyses biedt deze VoIP-oplossing aan. Real-time inzicht in de omvang van de wachtrij en de gemiddelde of maximale wachttijd. Zo kunt u gericht een antwoord geven aan uw klanten. En kunt u de capaciteit aan de telefoon bijsturen of kiezen voor een andere belstrategie.
Wat is ervoor nodig?
Onze VoIP-centrale beschikt over een Nederlandstalige beheeromgeving waarmee u al het telefoonverkeer beheert. Dat kan het telefoonverkeer zijn voor één locatie of voor meerdere locaties. Van thuis tot in uw praktijk.
Er zijn twee varianten van deze digitale telefooncentrale. Welke het beste bij u past, hangt af van uw wensen en het aantal gebruikers. De VoIP-oplossing is aan te bieden via hosting op internet. Dit is een webbased applicatie, wat inhoudt dat u voor beheer alleen een tablet of computer nodig heeft en een internetverbinding om ermee te werken.
Er is ook de fysieke variant waarbij de centrale in uw meterkast/patchkast plaatsen. Hierbij is de wallboard functie mogelijk waarbij gegevens over de wachtrij inzichtelijk zijn.
Wat kunt u zelf doen?
U kunt zelf ‘aan de knoppen’ zitten. U regelt en beheert online de telefonie-instellingen en -routeringen. Denk aan mogelijkheden als het instellen van een eigen keuzemenu’s, voice-berichten, spoedlijnen, spreekuren. pickup-groepen of een automatische gespreksopname.
Kostenbesparing
U maakt met deze telefooncentrale geen gebruik meer van uw huidige centrale. Daardoor komen die kosten voor onderhoud, reparatie en vervanging te vervallen. In plaats daarvan betaalt u maandelijks een vast laag bedrag per gebruiker voor de VoIP-centrale.
Relevante data inzetten om klantgericht te werken
VoIP levert u behalve een kostenbesparing ook andere voordelen op als betere bereikbaarheid en meer flexibiliteit. Waardevolle informatie die u mist met een analoge centrale en erg handig is om uw klant optimaal te bedienen. U krijgt inzicht in;
- De omvang van de wachtrij
- De gemiddelde/maximale wachttijd
- Wanneer een klant/patiënt de verbinding verbreekt.
Zo weet u bijvoorbeeld hoe lang de klant/patiënt bereid is tot wachten. Met deze data kunt u aan de slag in uw organisatie.
Wachttijd: van klacht naar compliment
U kunt een terugkoppeling geven over de werkelijke wachttijd. Sterker nog, u kunt de scores van de (verminderde) wachttijd inzetten als kwaliteitskenmerk van uw organisatie. Plaats de gegevens als een scoreboard op een scherm. Ook intern kan het voor een morele oppepper zorgen als u inzicht heeft in uw prestaties. Goed voor de klant- en medewerkerstevredenheid!
Olyses verzorgt het opzetten en inrichten van het systeem en ondersteunt (remote) bij het beheer van alle instellingen van de VoIP-telefooncentrale. Meer weten over onze gebruiksvriendelijke virtuele telefooncentrale? Download de brochure over de VoIP-centrale. Of neem contact met ons op voor een berekening van uw besparing.
