E-mailen doen we dagelijks en vormt een onderdeel van ons privéleven, van de onderneming of uw praktijk. Het is een handig middel om te communiceren, of toch niet? Raakt u verstrikt in de eindeloze stroom e-mail? En weet u niet meer hoe u overzicht kunt houden in het e-mailverkeer? Weet u bijvoorbeeld niet of een mail nu wel of niet is beantwoord door één van uw collega’s? Kortom, verliest u weleens grip op uw e-mail? Met onze tips krijgt u (weer) grip op uw e-mailverkeer en meer overzicht in de e-mailroutering in uw bedrijf of praktijk.
1. E-mailadres-structuren bewust kiezen. Hoe houdt u het overzichtelijk?
Do’s
- Hou het simpel!
- Zorg dat de mail binnenkomt via één bron zoals een Exchange-server. Zo kunt u mail bekijken van diverse mailboxen via één kanaal.
- Kies bewust voor gepersonaliseerd mailadres voor interne communicatie. Een algemene inbox beheren met meerdere gebruikers kan verwarrend zijn. Maak daarover dus heldere afspraken.
- Een algemene (functionele) inbox voor communicatie met externen kan wel heel effectief zijn. Een algemeen recepten@uwbedrijfsnaam.nl mailadres bijvoorbeeld voor herhaalrecepten.
- Documenteer en maak een stroomschema: wie kijkt er naar de mails? Wie beheert de algemene inbox, wie beantwoordt mail op persoonlijke titel?
Don’t
- Gebruik de verschillende platformen niet door elkaar.
- Geen mailtjes doorsturen naar privé-adressen om ’s avonds ook e-mail te kunnen verwerken. Verwarring over wat nieuw is en wat is afgehandeld ligt op de loer.
2. Tips voor de verwerking van e-mail:
- Maak een goede back-up van de e-mail. Veel mensen gebruiken het als een archief. Dan moet je er ook voor zorgen dat het veilig is. Raadpleeg uw ICT-partner voor de juiste oplossing.
- Zorg dat afgehandelde e-mails in mappen verdwijnen. Maak hierover met elkaar afspraken als je samen een inbox beheert.
- Het makkelijkste: één Exchange-server waardoor u uw mail altijd kunt inzien. Of het nu thuis of op uw werk is, u heeft altijd de recente gegevens qua mailverkeer. U voorkomt hierdoor dubbelingen in de afhandeling van mail.
3. Tips voor de verzending van e-mail:
Groepsmail
U wilt een mail sturen naar een groot aantal personen? Dan hebben wij de volgende tips voor u:
- Maak een mailmerge (bijv. MsOutlook). Dit is gratis en gemakkelijk te verzenden vanaf een eigen domein. Weet u niet hoe u dit kunt verzorgen? Raadpleeg dan altijd uw ICT-partner.
- Maak gebruik van een online mailapplicatie (bijv. MailChimp). Hier kunt u de opmaak aanpassen en verzenden van een ander domein. U heeft geen last van spamfilters. En daarnaast kunt u inzien wie uw mail heeft geopend.
Spam
Zorg ervoor dat u door het systeem niet als spammer wordt gezien. Als u zomaar een mail naar een grote groep gebruikers stuurt, kunt u worden gezien als iemand die spam verstuurd. Hiermee blokkeert u als het ware uw eigen account. Op basis van een aantal criteria wordt de score samengesteld: teveel minpunten is een bounce of een verwijdering van de bijlage. Bij herhaling wordt de reputatie van de afzender als ‘slecht’ opgeslagen en verspreid via een zogenaamde zwarte lijst. Hoe kunt u dit voorkomen?
- Gebruik de juiste SMTP-server (behorend bij domein en/of verbinding)
- Vermijd kernwoorden met een slechte reputatie (bijv. op=op of klik hier)
- Vermijd grote afbeeldingen
- Vermijd een grote lijst met geadresseerden (in de BCC)
- Gebruik geen slechte html-code
- Gebruik geen reverse DNS lookup
- Uitvoerende bestanden in de bijlage (bijv. .exe-bestanden).
Meer weten en nog meer slimme mailtips ontvangen? Olyses verzorgt een cursus ‘grip op mail’ om uw bedrijfsvoering helemaal op orde te krijgen en uw e-mailverkeer te stroomlijnen.
