‘De ketting zo sterk is als de zwakste schakel’, zo luidt een bekend Nederlands gezegde. Uit ervaring blijkt dat bij veel kleinere organisaties het informatie management (ICT) zo’n zwakke schakel is. De kennis en tijd ontbreekt om de ICT volledig onder controle te krijgen, omdat de verantwoordelijke(n) naast hun inhoudelijke werk ook alle andere facetten van het bedrijf in de gaten moeten houden. Een situatie die we vaak opmerken in het MKB en in de zorgsector. Toch is een goede ICT-infrastructuur noodzakelijk voor de bedrijfscontinuïteit. De hoogste tijd dus om er even dieper op in te gaan.
Risico’s verkleinen
Bij het borgen van de bedrijfscontinuïteit wordt vaak gedacht aan de industrie waar calamiteiten zoals brand en ongevallen het primaire bedrijfsproces kunnen verstoren. Maar ook in het MKB en de zorgsector speelt ICT een grote rol. Denk aan het ondersteunen van processen en bij het verwerken van de enorme hoeveelheid informatie die dagelijks nodig is.
ICT-systemen maken het werk niet alleen eenvoudiger en sneller. Doordat we voortdurend onze eisen en verwachtingen van ICT aanscherpen, zijn bepaalde applicaties en software inmiddels onmisbaar. Dit is pas echt te merken wanneer het systeem uitvalt. Reden te meer om de risico’s zorgvuldig te managen en waar mogelijk te verkleinen.
Wat zijn de risico’s? Er zijn veel factoren die bij kunnen dragen aan het falen van ICT voorzieningen, zoals:
- Gebruikersfout(en)
- Veroudering van systemen
- Defecten
Malware en cybercrime - Overmacht (het falen systemen van externe partijen)
- Geen of slecht onderhoud
- Afwezigheid van beleid en instructies voor gebruikers
Ook zijn organisaties vaak afhankelijk van producten van externe partijen zoals Cloud diensten. ICT is dus niet meer weg te denken uit de moderne bedrijfsvoering, evenals een goede partner op het gebied van ICT diensten en ondersteuning.
Eerste hulp bij ICT-management
Als dienstverlener werkt Olyses met serviceovereenkomsten waarin de afspraken zijn beschreven over het onderhoud van de ICT-voorzieningen in uw organisatie. Onze werkwijze richt zich op proactief beheer van uw ICT-infrastructuur. We kunnen eventuele knelpunten snel herkennen, brengen risico’s in kaart en zoeken naar de juiste oplossing als de bedrijfscontinuïteit dreigt te verstoren. Op afstand via onze servicedesk of, als het niet anders kan, bij u op lokatie.
Zelf aan de slag!
U weet dat voorkomen beter is dan genezen. En zijn een aantal zaken waarmee u zelf ook aan de slag kunt om een goede ICT-infrastructuur neer te zetten. We geven een aantal tips om uw ICT te managen:
- Zet ICT op de agenda. Stel vragen over ICT in uw organisatie zoals: Waar zitten de zwakke kanten van mijn ICT, wat gaat vaak mis? Hoe lang mag de uitval van een onderdeel duren bij een storing? Wacht niet af totdat een probleem zich voortdoet. Zo creëert u bewustwording in uw organisatie voor ICT als een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering.
- Creëer een realistisch budget voor ICT-voorzieningen. Denk aan onderhoud, vervanging van de apparatuur, etc. Plan vervanging ervan om calamiteiten te voorkomen, dit is uiteindelijk goedkoper en minder stressvol.
- Een goed beleid met duidelijke regels en procedures helpt u om ICT-problemen te voorkomen of te minimaliseren. Maak heldere afspraken binnen uw organisatie over gebruik van de systemen en over de scenario’s mochten er zich storingen voordoen. Zo voorkomt u dat kleine problemen kunnen uitgroeien tot een groot probleem
Wanneer u actief aan de slag gaat om ICT binnen uw organisatie te prioriteren en een goede ICT-partner heeft, dan pas heeft u een goede borging van de bedrijfssystemen. Om de automatisering hoeft u zich geen zorgen meer te maken, u kunt uw kostbare tijd steken in uw onderneming. En dat levert zo een flinke tijdsbesparing op.
Nieuwsgierig wat Olyses als ICT-partner voor u kan betekenen? Lees ook eens het interview met eigenaar Maarten Corvers in Regio Business of neem contact met ons op.
