E-mailen is een onderdeel van ons dagelijks leven. Aan de ene kant helpt het u om de zaken op orde te en gemakkelijk contact te leggen. Maar soms bent u teveel tijd kwijt met het beantwoorden van die eindeloze mailstroom. In plaats van een handig communicatiemiddel is het nu een bron van irritatie. We geven u een aantal tips voor een gestroomlijnd e-mailverkeer, om zo controle over de inbox te krijgen én te houden.
Verhoog uw persoonlijke effectiviteit
Wanneer u e-mail effectief inzet kan het u tijd en energie besparen. Het is een middel waarmee u uw persoonlijke effectiviteit gemakkelijk kunt verhogen. Om controle te houden over uw inbox hebben we een aantal tips opgesteld.
E-mail checken tijdens een vergadering of even snel een mailtje beantwoorden tussen twee afspraken in? Het zijn acties die u wellicht herkent. Want u wilt altijd bereikbaar zijn of heeft het gevoel geen urgente mails te willen missen. Begrijpelijke reacties, alleen effectief is het allerminst. We geven u een aantal tips hoe u wel effectief met uw mail kunt omgaan en daardoor tijd kunt besparen.
- Kies uw momenten wanneer uw email gaat beantwoorden. Bijvoorbeeld 3 keer per dag: ochtend, in de middag en in de avond. Zo houdt u focus en kiest u bewust voor het moment om de mail af te handelen.
- Zet uw notificaties uit. Krijgt u automatisch een berichtje wanneer u een e-mail binnenkrijgt in Outlook, op uw iPad? Zet deze notificaties dan uit. Zo kunt u ongestoord aan het werk en bent u niet afgeleid door binnenkomende mail.
- Check eerst uw agenda in plaats van de mail. In Outlook kunt u de volgorde omdraaien wanneer u het programma opent. U komt dan niet meer standaard in uw inbox binnen, maar in uw agenda. Dit is handig als u bijvoorbeeld alleen even een afspraak wilt maken of nakijken. De mail in de inbox bekijkt u dan op een ander moment.
- Regels instellen. Leg in uw mailbox speciale regels aan voor het automatisch verplaatsen van mail of stel een e-mailroutering in. Bijvoorbeeld de regel dat veelvoorkomende mails (bijvoorbeeld herhaalrecepten) vanaf één mailaccount automatisch naar de printer worden gestuurd. In plaats het constant bijhouden van de mailbox, hoeft u voortaan alleen maar op de printer te kijken voor een overzicht van de binnengekomende mail.
- Manage de verwachtingen. Stel een auto-reply in wanneer u niet aanwezig bent of minder goed bereikbaar bent. Zo managed u de verwachtingen van diegene die u een mail heeft gestuurd.
- Gebruik de spam-filter. Niets is vervelender dan ongewenste mail in uw mailbox. Zet daarom de spamfilter aan!
- Houd uw inbox leeg. Archiveer uw mailbox. Versleep mailtjes naar bepaalde mappen, heeft u een mail gelezen en zijn er geen acties meer aan verbonden? Dan kunt u deze verwijderen uit uw mailbox. Zo houdt u het overzicht welke mailtjes nog actie behoeven en welke zijn afgehandeld.
- Zorg voor eenduidige opmaak. Een representatieve mail die past bij de gehele organisatie straalt professionaliteit uit. Zorg daarom dat de opmaak van de mail (header, emailhandtekening) zoveel mogelijk is gestroomlijnd. U kunt bijvoorbeeld het format voor de emailhandtekening gemakkelijk delen met uw collega’s.
Lees ook ons blog met slimme mailtips voor uw bedrijfsvoering. Nieuwsgierig wat Olyses als ICT-partner voor u kan betekenen? Neem contact met ons op.
